Proste Faktury JPK - Dokumentacja

Rozdział 9.3.
Administracja »
OBSŁUGA JEDNEJ LUB WIELU FIRM

Standardowym i domyślnym sposobem pracy programu jest obsługa jednej firmy za pomocą jednej jego kopii. Przez firmę należy w praktyce rozumieć wystawcę dokumentów obsługiwanych przez program. W jego ustawieniach możliwe jest więc zapamiętanie takich informacji jak nazwa i adres wystawcy dokumentów, możliwe jest też wprowadzenie jednego i tylko jednego klucza aktywacyjnego, który zawiera zakodowany NIP (VAT ID) wystawcy. Przy pomocy tego klucza (i co za tym idzie - NIP-u) firma jest również identyfikowana na potrzeby usługi Kopia zapasowa on-line.

W typowej sytuacji takie rozwiązanie jest w zupełności wystarczające. Program przechowuje więc tylko jedną kopię bazy danych i ustawień oraz tylko jeden klucz aktywacyjny. Są one otwierane i wczytywane w chwili jego uruchomienia. Zdarza się jednak, że za pomocą jednej kopii programu użytkownik chciałby obsługiwać dwie lub więcej firm - każda z nich posiada własną nazwę, NIP (VAT ID), dostęp do usługi Kopia zapasowa on-line, szereg innych spersonalizowanych ustawień, a także, co bardzo istotne, odrębne bazy wystawionych dokumentów, kontrahentów oraz produktów. Przy założeniu, że jedna kopia programu może obsługiwać tylko jedną firmę, obsługa kilku różnych firm wymagałaby instalacji kliku odrębnych kopii programu. Takie rozwiązanie jest możliwe i będzie działało, jednak poczynając od wersji 2.1 program udostępnia bardziej zaawansowaną alternatywę. Pojedyncza kopia programu może bowiem pracować w jedym z dwóch trybów:

• tryb obsługi jednej firmy (domyślny),
• tryb obsługi wielu firm.

Jeśli nie ma potrzeby zastosowania drugiego z trybów, użytkownik nie musi (a w pewnym sensie nawet nie powinien) uświadamiać sobie tego podziału. Nie należy bowiem co do zasady włączać trybu obsługi wielu firm, jeżeli obsługuje się w rzeczywistości tylko jedną. Nawet wziąwszy od uwagę, że takie rozwiązanie zadziała. Należy również pamiętać o 2 bardzo ważnych rzeczach:

• Tryb obsługi wielu firm jest określonym rozwiązaniem w zakresie składowania danych i ustawień, jednak nie zmienia zasad licencjonowania programu - dla każdej obsługiwanej firmy należy nabyć odrębny klucz aktywacyjny.
• Tryb obsługi wielu firm nie może być co do zasady stosowany jeśli program jest uruchamiany z pendrive'a, ze względu na używaną w tym trybie lokalizację magazynu danych. Jest to bliżej wyjaśnione w dalszej części tego rozdziału.

Jedna lub wiele firm z punktu widzenia użytkownika

Zmiany trybu pracy programu, a także wyboru i edycji firm w trybie obsługi wielu z nich można dokonać wybierając odpowiednią opcję w menu Narzędzia okna głównego programu (zrzut nr 1).

Jeśli aktualnym trybem pracy programu jest tryb obsługi jednej firmy, jedyną akcją jaką można wykonać jest przełączenie się na tryb wielu firm (zrzut nr 2).

Przełączenia na tryb wielu firm można dokonać na 3 sposoby (zrzut nr 3):

• tworząc nową firmę i importując do niej dane i ustawienia z trybu obsługi jednej firmy,
• tworząc nową firmę z pustą bazą danych i domyślnymi ustawieniami,
• dokonując prostego przełączenia bez tworzenia nowej firmy i importowania do niej czegokolwiek.

Ostatnia z wymienionych możliwości dostępna jest pod warunkiem, że w magazynie wielu firm znajdują się już dane choćby jednej z nich. Istotne jest bowiem to, że w trybie obsługi wielu firm ich lista musi zawierać choć jedną pozycję. Jeśli w chwili uruchomienia program stwierdzi, że wprawdzie w ustawieniach zapisana jest praca w trybie wielu firm, ale brak jest poprawnych danych w magazynie, przełączy się na tryb jednej firmy.

Jeżeli program pracuje w trybie wielu firm, okno pojawiające się po kliknięciu menu Narzędzia|Firmy umożliwia załadowanie danych i ustawień wybranej z nich, a także dodanie nowej oraz usunięcie i zmianę parametrów istniejącej (zrzut nr 4). Jeśli program w chwili uruchomienia stwierdzi, że użytkownik wybrał pracę w trybie wielu firm, wówczas automatycznie wczyta dane i ustawienia ostatnio aktywnej. W trybie wielu firm użytkownik informowany jest na 2 sposoby o tym, która jest aktywna: okno główne programu zawiera w pasku tytułu wprowadzony przez użytkownika opis firmy, zaś w pasku stanu w dolnej części okna widoczny jest zakodowany w kluczu aktywacyjnym NIP (VAT ID) firmy.

Okno służące do zarządzania trybem wielu firm udostępnia funkcję tworzenia nowej firmy, która może działać na 3 różne sposoby (zrzut nr 5):

• utworzenie firmy z pustą bazą danych i domyślnymi ustawieniami, co jest najbardziej typowym rozwiązaniem;
• zaimportowanie danych z trybu obsługi jednej firmy, co będzie miało zastosowanie jeśli nie wykonano tej operacji już na etapie przełączania się na tryb wielu firm;
• zaimportowanie danych z dowolnie wybranego folderu na dysku, co może mieć zastosowanie jeśli do tej pory wiele firm obsługiwano przy pomocy oddzielnych kopii programu; należy wówczas dokonać kolejno zaimportowania danych wskazując katalogi, w których zainstalowane są poszczególne kopie programu.

W razie potrzeby możliwe jest ponowne przełączenie programu w tryb jednej firmy (zrzut nr 6), co można zrobić na 2 sposoby:

• importując do trybu jednej firmy dane i ustawienia wybranej z listy wielu firm,
• dokonując prostego przełączenia bez importowania czegokolwiek.

Jedna lub wiele firm z punktu widzenia programu

Dane i ustawienia programu przechowywane są w następujących plikach:

• pf.dat (dane),
• pf.ini (ustawienia),
• user.key (klucz aktywacyjny),
• user1.dlg, user2.dlg i user3.dlg (edytowalne tłumaczenia dokumentów).

W trybie obsługi jednej firmy pliki te przechowywane są po prostu w katalogu programu. Jest to kluczowe dla jego mobilności rozumianej jako możliwość zainstalowania na pendrivie - bez względu na to, na jakim komputerze nie uruchomi się programu z pendriva, dane i ustawienia będą zawsze dostępne.

W trybie obsługi wielu firm pliki te trafiają do katalogu Dane aplikacji wspólnego dla wszystkich użytkowników systemu Windows i przez ten system zarządzanego. Rzeczywista ścieżka do tego katalogu może różnić się w zależności od wersji Windowsa, ale jego niezmienną cechą jest dostępność dla każdego użytkownika zalogowanego do systemu. Ściślej ujmując, w katalogu Dane aplikacji tworzony jest podkatalog Proste Faktury, a w nim oddzielne podkatalogi dla każdej firmy w trybie obsługi wielu. Każdy taki podkatalog zawiera zestaw wyżej wymienionych plików, dalszy podkatalog Autobackup przechowujący automatycznie tworzone kopie zapasowe danych, a także dodatkowy plik o nazwie info, który zawiera dodatkowe informacje potrzebne podsystemowi zarządzania składowaniem danych (zrzut nr 7). Z tego jednak względu tryb obsługi wielu firm nie nadaje się do zastosowania jeśli program uruchamiany jest z pendriva, gdyż dane i ustawienia znajdują się poza przenośnym napędem.

Jeśli ewentualnemu przełączaniu pomiędzy trybami lub tworzeniu nowych firm w trybie obsługi wielu towarzyszy przenoszenie danych i ustawień z miejsce na miejsce i z trybu do trybu, dokonuje się to poprzez kopiowanie wymienionych plików.