Proste Faktury JPK - Dokumentacja
Rozdział 9.2.Administracja » WYMIANA DANYCH Z INNYMI PROGRAMAMI
Omówione poniżej funcjonalności programu przeznaczone są wyłącznie dla zaawansowanych użytkowników. W szczególności nie należy używać funkcji importu danych bez dobrego zrozumienia istoty plików CSV oraz różnych kodowań znaków. Przed każdym importem należy wykonać kopię zapasową danych!
Możliwa jest w dość szerokim zakresie wymiana z innymi programami danych kontrahentów, produktów i dokumentów. Pośrednikiem w takiej wymianie są pliki CSV. Proste Faktury posiadają funkcję zarówno importu jak i eksportu danych z i do postaci delimitowanego tekstu. Z tym jednak zastrzeżeniem, że nie jest możliwy import danych dokumentów - mają one zdecydowanie zbyt rozbudowaną i skomplikowaną strukturę.
Aby skorzystać z omawianych funkcji, należy w menu głównym programu wybrać pozycję Narzędzia | Wymiana danych (CSV)...
Rozwiązanie zastosowane w programie jest dosyć standardowe. Użytkownik musi wskazać:
- Na której części bazy danych (dokumenty/kontrahenci/produkty) ma zostać przeprowadzona operacja wymiany i jaki jest jej rodzaj (import/eksport).
- Jakie kolumny w wybranej bazie mają być wzięte pod uwagę i w jakiej kolejności. Szczególnie ważne jest to w przypadku importu danych, gdyż pola w pliku źródłowym muszą być rozmieszczone w dokładnie takiej samej kolejności jaką wskaże użytkownik.
- Struktura pliku CSV - w szczególności jaki znak jest delimiterem pól.
- Kodowanie pliku źródłowego lub docelowego. W praktyce zaleca się stosowanie kodowania Win1250 lub UTF8, gdyż umożliwiają prawidłowe zapisanie polskich znaków narodowych. Więcej uwag na ten temat poniżej.
- plik docelowy lub źródłowy.
Odnośnie kodowania znaków należy pamiętać, że:
- W przypadku eksportu danych wybranie kodowania, które nie zawiera wszystkich znaków polskiego alfabetu lub innych znaków zapisanych w eksportowanych rekordach może spowodować przynajmniej częściową utratę danych.
- W przypadku importu program polega na tym, że użytkownik wskazał rzeczywiste kodowanie znaków dla danego pliku. Jeśli kodowanie wskazane przez użytkownika jest w istocie inne niż kodowanie pliku, zazwyczaj spowoduje to nieprawidłowe rozkodowanie tekstu.
Należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Stawki podatku co do zasady eksportowane są jako liczby rzeczywiste. Np. stawka 23% zostanie zapisana do CSV jako 0,23. W sposób szczególny traktowane są natomiast stawki "zwolniona" oraz "nie podlega". Są one ekportowane odpowiednio jako -1 oraz -2. Dokładnie tak samo działa to w przypadku importu.
- Podczas importu danych produktów, jeśli wczytane zostaną zarówno cena brutto jak i netto, ale nie stawka podatku, to program nie "domyśli się" tej stawki - przyjmie 0% podatku i cenę brutto jako bazową.
- W przypadku eksportu pola ceny dowolnego rodzaju, program zapisuje do CSV ciąg liczbowy z taką ilością miejsc dziesiętnych, z jaką cena wprowadzona została do programu - 2 lub 4. Podczas importu bazy produktów, odpowiadający cenie ciąg liczbowy mający 2 lub mniej miejsc dziesiętnych zostanie potraktowany jako wartość z 2 miejscami, zaś jeśli jest ich więcej, jako wartość z 4 miejscami dziesiętnymi.
- Pewne pola muszą zostać zaimportowane w każdym wypadku - są to nazwy produktów i kontrahentów. Wynika to stąd, że są one w istocie kluczami pierwszorzędnymi w bazie danych i nie mogą być puste. Co do pozostałych pól, to w razie nieobjęcia ich operacją importu pozostaną one puste w przypadku ciągów i zerowe w przypadku liczb.
Przed dokonaniem operacji importu należy zawsze wziąć pod uwagę jej niepowodzenie. Jego powody mogą być przeróżne, np. nieprawidłowa struktura plików CSV lub złe wskazanie zakresu lub kolejności kolumn. Problemem jest również to, że różne programy mogą nieco inaczej formatować i interpretować pliki CSV.
Ponieważ podczas importu danych Proste Faktury są w stanie wykryć tylko najbardziej oczywiste błędy (takie jak niezgodność liczby kolumn wskazanych przez użytkownika z ilością kolumn faktycznie obecnych w pliku CSV), ale już nie pomyłki w rodzaju niewłaściwej kolejności kolumn, zdecydowanie zaleca się uprzednie wykonanie kopii zapasowej bazy danych. Operacja importu nie może zostać cofnięta inaczej, aniżeli przez odzyskanie poprzedniego stanu danych z kopii zapasowej.