Proste Faktury JPK - Dokumentacja

Rozdział 8.2.
Lokalizacja »
TŁUMACZENIA STRUKTURY DOKUMENTÓW

Poniższy rozdział przeznaczony jest dla przynajmniej średniozaawansowanych użytkowników komputerów, którzy dodatkowo dobrze znają wymagania jakie prawo podatkowe stawia dokumentom fakturowym oraz w minimalnym stopniu władają językiem angielskim. Omawiane tutaj funkcje programu dają bardzo duże możliwości wpływania na treść drukowanych dokumentów, ale użyte w sposób nieprzemyślany lub bez zrozumienia ich działania mogą doprowadzić do tego, że tworzone dokumenty będą formalnie lub merytorycznie wadliwe.

Ze względu na praktyczne potrzeby i wymagania międzynarodowej wymiany handlowej wskazane może być, aby niektóre dokumenty (zwłaszcza faktury VAT) były generowane w innym języku aniżeli język polski. Ponadto ze względu na spore podobieństwa między fakturami wystawianymi wg polskich przepisów a fakturami w wielu innych krajach istnieje często możliwość używania programu również przez przedsiębiorców zarejestrowanych i prowadzących działalność poza Polską. W rozdziale nt. ustawień lokalizacji opisano w jaki sposób można aktywować różne języki dokumentów oraz jak się to ma do kwestii języka interfejsu użytkownika programu. W niniejszym rozdziale wyjaśnione jest natomiast w jakim zakresie i w jaki sposób można tłumaczenia dokumentów samodzielnie tworzyć i dostosowywać. Uzupełnieniem tego jest możliwość tworzenia dokumentów w dwóch językach jednocześnie oraz zarządzania wielojęzycznym słownikiem produktów - specyficzne zagadnienia z tym związane opisano bliżej w rozdziale Dokumenty wielojęzyczne.

Jakie dokumenty można tłumaczyć?

Funkcjonalność tłumaczenia na różne języki dostępna jest dla następujących rodzajów dokumentów:

• faktura VAT,
• faktura kasowa,
• faktura marża,
• faktura proforma,
• faktura wewnętrzna,
• faktura korygująca,
• nota korygująca,
• rachunek.

Jak tworzyć własne tłumaczenia?

Należy wykorzystać narzędzie Tłumaczenia dokumentów, które jest wbudowane w program (Ustawienia|Lokalizacja). Jakkolwiek edytowalne „tłumaczenia użytkownika” przechowywane są w plikach tekstowych (*.dlng, kodowanie UTF-8) w katalogu programu, to nie jest zalecana ich edycja przy pomocy zewnętrznych narzędzi (np. edytorem tekstu). Program musi bowiem zapewnić prawidłową strukturę tychże plików. Jeśli w chwili swojego uruchomienia stwierdzi, że struktura pliku tłumaczenia jest wadliwa, spróbuje naprawić ją poprzez dodanie brakujących lub zmianę nieprawidłowych składników. Jeśli jednak plik będzie wadliwy w stopniu uniemożliwiającym jego naprawienie, program przywróci standardowe tłumaczenie polskie.

Tłumaczenia wbudowane a tłumaczenia użytkownika

Spośród dostępnych w programie tłumaczeń dokumentów, następujące są wbudowane na stałe i nie mogą zostać bezpośrednio zmienione:

• polski,
• angielski,
• niemiecki,
• niderlandzki.

Sam fakt, że program już na początku oferuje zestaw gotowych tłumaczeń to oczywiście wygoda dla użytkownika. Z kolei to, że są one niezmienne i zawsze dostępne sprawia, że w razie problemów zawsze można powrócić do tłumaczeń standardowych. Np. w razie uszkodzenia plików zawierających tłumaczenia użytkownika program będzie mógł przywrócić ich domyślną (prawidłową) treść.

Tłumaczenia użytkownika występują w liczbie 3 i w ramach obowiązującej struktury mogą być dowolnie zmieniane. Co więcej, chcąc przyjąć za podstawę swojego własnego tłumaczenia jedno z tych, które są na stałe wbudowane w program, należy po prostu skopiować jego treść do wybranego tłumaczenia użytkownika. Jest to bliżej opisane w sekcji nt. interfejsu użytkownika.

Interfejs użytkownika

Nie jest on skomplikowany. Składa się z szeregu niezależnych zakładek, z których każda odpowiada jednemu z dostępnych tłumaczeń. Zakładki posiadają dość logiczne funkcje „Zapisz zmiany” i „Cofnij zmiany”. W przypadku modyfikowalnych tłumaczeń użytkownika aktywny jest też przycisk ”Skopiuj z” - umożliwia on wspomnianą już wyżej operację skopiowania treści jednego tłumaczenia do drugiego.

Większość okna zajmuje pole, w którym wyświetlane jest tłumaczenie. Zawartość tego pola odpowiada w zasadzie treści danego pliku tekstowego. Program wspomaga jednak użytkownika poprzez wykorzystanie kolorów oraz taką kontrolę nad edycją wierszy, aby użytkownik nie mógł uszkodzić struktury pliku. Pola szare nie mogą być zmieniane, zaś pola jasne przeznaczone są do edycji.

Jak opisywana jest treść i struktura dokumentów?

Sekcje i wiersze

Wszystkie dokumenty składają się z pewnych elementarnych „cegiełek”. Są to np. „data sprzedaży”, „data wystawienia”, „nazwa nabywcy”, „adres nabywcy”, itd. Każdemu z tych składników odpowiada jeden wiersz w tekstowym, czytelnym dla człowieka pliku tłumaczenia. Jakkolwiek składników tych jest w sumie dużo (łącznie kilkaset), to jednak wiele z nich jest wspólnych dla różnych rodzajów dokumentów. Np. różnice pomiędzy fakturą VAT, kasową i pro forma są wprost znikome - dotyczą przede wszystkim nagłówka (tytułu). Aby wprowadzić porządek i przejrzystość plików tłumaczeń:

• składniki pokrewne (zwłaszcza należące do tego samego rodzaju dokumentu) są zgrupowane razem w sekcje,
• składniki powtarzające się w wielu rodzajach dokumentów są najpierw zgrupowane razem w ogólną sekcję, a potem dołączone pojedynczym wpisem (jako jeden wiersz zatytułowany "$include") do sekcji odpowiadających poszczególnym rodzajom dokumentów.

Sekcja ma nazwę złożoną z wielkich liter i ujętą w nawias kwadratowy (np. [INVOICES]). Program podświetla nazwę sekcji na zielono. Wszystko poniżej nazwy sekcji, aż do rozpoczęcia następnej, to składniki dokumentów w niej zgrupowane. Każdemu składnikowi odpowiada jeden wiersz w pliku tłumaczenia. Wiersze mają nazwy i wartości. Np. wiersz przechowujący opis daty wystawienia dokumentu nazywa się „IssueDate”, a jego standardowa polska treść to "Data wystawienia: %s". Nazwy wartości wyświetlane są w kolorze bordowym, zaś same wartości - na ciemnoniebiesko.

Wśród wierszy występują też zawierające w nazwie słowo „Comment” - są to komentarze wyjaśniające dodatkowo przeznaczenie sekcji lub niektórych innych wierszy. Są one wyświetlane przez program w kolorze szarym.

Kolor żółty oznacza dokumenty, dla których można w programie ustawić właściwość języka na wartość inną niż polski, a więc ich przetłumaczenie będzie w praktyce użyteczne. W przypadku dokumentów oznaczonych na schemacie na pomarańczowo program co prawda również wykorzystuje mechanizm tłumaczeń, ale korzysta zawsze z wbudowanego tłumaczenia polskiego.

Argumenty wartości

Niektóre składniki dokumentów charakteryzują się tym, że oprócz jakiegoś stałego tekstu zawierają część zmienną. Np „data sprzedaży” zawiera również konkretną datę wyrażoną liczbami. Nagłówki (tytuły) dokumentów zawierają z kolei ich numer. Są to tzw. wartości ze zmiennymi argumentami. Miejsce, w którym ma zostać wstawiona część zmienna należy oznaczyć kombinacją „%s”.

Znaki (kombinacje) specjalne

Należy wspomnieć o trzech specjalnych kombinacjach znaków, które można wpisać w treści wartości:

|| (dwie pionowe kreski)	oznacza złamanie linii
## (podwójny hash)	wprowadza po prostu znak #; nie można wpisywać wprost pojedynczego znaku #, gdyż moduł językowy programu wiąże z nim specjalne znaczenie
%% (podwójny znak procenta)	wprowadza po prostu pojedynczy znak %; wiąże się to ze szczególną rolą tego znaku w kombinacji %s

Sekcje specjalne

Istnieją 2 specjalne sekcje, które nie są tłumaczeniami elementów strukturalnych dokumentów, lecz określają sposób formatowania określonych wartości. Te sekcje to [NUMBERS] i [PAYMENTS]. Wskazują one m.in. w jakim formacie mają być drukowane daty, liczby, kwoty pieniężne czy też metody płatności, które w istocie są opisanymi wyżej argumentami wartości. Szczególnej uwagi wymagają następujące wiersze tych sekcji:

DecimalSeparator i ThousandSeparator	określają, odpowiednio, separator dziesiętny i tysięczny dla liczb; pusta wartość oznacza, że zostanie użyte ustawienie systemu operacyjnego
CurrencySignPos i CurrencyISOCodePos	określają gdzie mają być umieszczane symbole i kody walut przy kwotach pieniężnych (przed (before) lub za (after) liczbną, w języku polskim są zwykle za); symbolem waluty jest np. zł, € lub $, zaś kody ISO to np. PLN, EUR i USD
NumbersToWords	generator słownego zapisu kwot pieniężnych; dostępne są generatory dla języka polskiego (PL), angielskiego (EN), niemieckiego (DE) i niderlandzkiego (NL); jeśli wybrana zostanie opcja GENERIC, wówczas słowne zapisy kwot generowane są ze skrótów cyfr składowych z położonego w tej samej sekcji wiersza Digits - przykładowo kwota 423,50 zapisana zostanie jako "czt*dwa*trz 50/100"
PaymentDateToWords	generator słownego zapisu terminów płatności (np. „1 tydzień”, „2 miesiące”); dostępne są generatory dla języka polskiego (PL), angielskiego (EN), niemieckiego (DE) i niderlandzkiego (NL), natomiast opcja GENERIC sprawia, że wygenerowana zostanie po prostu bezwględna data wyrażona liczbami

Stałość struktury

Struktura tłumaczenia nie podlega modyfikacji. Nie można np. dodawać nieprzewidzianych przez program nowych wierszy, ani usuwać istniejących. Program starannie dba, aby zestaw sekcji i wierszy nie został zmieniony. W szczególności jeśli na etapie wczytywania tłumaczeń użytkowników stwierdzi, że czegoś w nich brakuje, to natychmiast to uzupełni. Dlatego jednym z typowych zdarzeń po aktualizacji programu jest komunikat, że skorygowano struktuę plików tłumaczeń. Dzieje się tak jeśli nowa wersja programu wprowadza do tłumaczeń nowy składniki.

Pośrednim sposobem na „usunięcie” składnika dokumentu jest pozostawienie pustej wartości w odpowiednim wierszu tłumaczenia. W przypadku niektórych kluczowych pól program może jednak przywrócić wówczas wartośc domyślną. Nawet jednak jeśli tego nie zrobi, to sam użytkownik powinien dobrze przemyśleć czy w nie uczyni w ten sposób dokumentu wadliwym.

Zgodność z prawem i ograniczenia mechanizmu tłumaczeń

Podstawowym założeniem nie tylko mechanizmu tłumaczeń, ale i całego programu jest to, że służy od do tworzenia dokumentów zgodnych z polskim prawem i spełniającym specyficzne potrzeby polskiego użytkownika. Dlatego koniec końców tłumaczone są polskie dokumenty. Jeżeli mimo to, wykorzystując ich podobieństwo do dokumentów stosowanych w innych krajach, będą one użyteczne dla przedsiębiorców zarejestrowanych gdzie indzie, to oczywiście bardzo dobrze. Jest to jednak tylko pewien „pozytywny skutek uboczny”, a nie bazowe założenie.

W związku z powyższym pojawia się również specyficzna kwestia tego rodzaju, że polskie prawo wymaga wprost umieszczania na dokumentach określonych sformułowań, które siłą rzeczy wyrażone są w języku polskim. Do typowych należą niektóre nagłówki faktur, czy też takie sformułowania jak „metoda kasowa” czy „mechanizm podzielonej płatności”. Ściśle rzecz biorąc, jeśli ma to być dokument wystawiony przez polskiego podatnika wg polskiego prawa, wówczas sformułowanie takie musi znaleźć się nawet w przypadku jeśli dokument jest w zasadzie przetłumaczony na inny język. Z drugiej strony nie będzie to porządane jeśli fakturę wystawia podatnik zarejestrowany w innym kraju. Nie będzie też co do zasady potrzebne, jeśli w dokumentach dwujęzycznych użyta zostanie wskazana wyżej opcja utworzenia osobnych zestawów stron dla każdego z języków. Aby dać użytownikowi wybór, na karcie Lokalizacja w ogólnych ustawieniach programu znajdują się odpowiednie opcje w tym zakresie. Na poziomie tłumaczeń objawia się to tym, że tam gdzie może być potrzeba wymuszenia polskojęzycznego sformułowania istnieją dwa bliźniacze wiersze - jeden wyłącznie w języku docelowym i drugi przetłumaczony z dodaniem obok polskojęzycznego sformułowania. To jaki wiersz zostanie wybrany przez program na etapie tworzenia obrazu dokumentu zależy od ustawienia wspomnianych opcji.