Proste Faktury JPK - Dokumentacja
Rozdział 7.1.Usługi wyszukiwania i weryfikacji » WYSZUKIWANIE W BAZIE INTERNETOWEJ REGON
Program umożliwia korzystanie z usługi wyszukiwania danych kontrahentów użytkownika w Bazie Internetowej REGON. Odpowiedni do tego celu interfejs użytkownika znajduje się:
- w sekcji wprowadzania kontrahenta w oknach edycyjnych faktur, rachunków oraz dokumentów magazynowych i windykacyjnych (zrzut nr 1),
- w menu okna słownika kontrahentów (zrzut nr 2).
Wymienione wyżej lokalizacje interfejsu użytkownika wyszukiwania w Bazie Internetowej REGON są ściśle związane z jego możliwymi zastosowaniami:
- wyszukanie swojego kontrahenta na potrzeby wystawienia jednego konkretnego dokumentu, np. faktury,
- wyszukiwanie w celu dodania swojego kontrahenta do słownika i wykorzystania tych danych w przyszłości podczas wystawiania mu dokumentów, np. faktur.
Po wybraniu odpowiedniej opcji widocznej na jednym z powyższych zrzutów ekranu, pojawi się okno wprowadzania identyfikatora stanowiącego klucz wyszukiwania. Może to być NIP, numer REGON lub numer KRS, przy czym należy wprowadzić tylko jeden z nich. Po kliknięciu przycisku Wyszukaj program połączy się z usługą w celu wyszukania podmiotu. O ile zostanie odnaleziony, wyświetlone zostanie okno z jego danymi w Bazie Internetowej REGON (zrzut nr 3). Po kliknięciu przycisku Wybierz, w zależności od tego czy wyszukiwanie dokonywane jest w kontekście wystawienia kontrahentowi dokumentu czy też dodania go do słownika, program wstawi jego dane albo do formularza edycyjnego dokumentu, albo otworzy okno edycji nowego kontrahenta w słowniku.
Na potrzeby użytkownika programu wyszukaniu podlegają następujące informacje o podmiocie zewidencjonowanym w Bazie Internetowej REGON:
- pełna nazwa,
- pełne dane adresowe,
- NIP,
- REGON.
Jeżeli jako identyfikator wpisany zostanie NIP kontrahenta, program przed połączeniem się z usługą sprawdza czy taki kontrahent nie znajduje się już być może w lokalnym słowniku programu. Jeśli tak, ostrzeże o tym użytkownika, a w przypadku wyszukiwania na potrzeby wystawienia konkretnego dokumentu wyświetli dodatkowe okno pozwalające wybrać i wstawić do dokumentu już zapisanego kontrahenta (zrzut nr 4). W normalnej sytuacji jeśli kontrahent jest już zapisany w słowniku, zaleca się użycie tego wpisu, a tylko wyjątkowo kontynuację wyszukiwania w Bazie Internetowej REGON. Warto mieć również na uwadzie, że jeśli wyszukano kontrahenta na potrzeby wystawienia mu dokumentu i ten dokument zapisano, to o ile włączona jest w ustawieniach programu opcja autozapisywania kontrahentów (domyślnie jest), kontrahent ten zostanie automatycznie z chwilą zapisania dokumentu dodany na ogólnych zasadach do słownika kontrahentów lub zaktualizowany zostanie wpis istniejący. W przyszłości nie będzie potrzeby ponownego wyszukiwania go w Bazie Internetowej REGON.
