Proste Faktury JPK - Dokumentacja

Rozdział 4.6.
Zarządzanie dokumentami i danymi »
WYSYŁANIE DOKUMENTÓW E-MAILEM

Program umożliwia wysyłanie poszczególnych faktur, rachunków, przypomnień, wezwań do zapłaty, not odsetkowych i księgowych oraz dokumentów WZ, WZK, PZ i PZK e-mailem. Są one zapisywane do pliku PDF i wysyłane jako załącznik do wiadomości. Dlatego też do wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną stosują się wszystkie omówione w odpowiednim rozdziale reguły zapisywania dokumentów do plików PDF. W szczególności, wysłanie dokumentu e-mailem może nastąpić dopiero po spełnieniu wszystkich warunków koniecznych do jego wydrukowania, a dokonanie tej operacji powoduje takie same skutki jak wydrukowanie dokumentu.

Pocztą elektroniczną można wysłać nowy dokument jak i już istniejący po jego otwarciu, klikając przycisk PDF / Email w jego formularzu, po wybraniu opcji Wyślij e-mailem... pojawi się stosowne okno:

Przed wysłaniem pierwszego dokumentu należy dokonać konfiguracji dostępu do konta pocztowego. Można dokonać tego zarówno w oknie ogólnych ustawień programu (karta E-mail), jak i po kliknięciu przycisku Ustawienia w oknie wysyłania wiadomości. Należy podać co najmniej login użytkownika, adres nadawcy oraz adres lub nazwę serwera wraz z numerem portu. Wśród innych danych można podać również hasło użytkownika konta pocztowego, jednak nie jest to zalecane. Wprawdzie hasło to nie jest zapisywane w ustawieniach programu w postaci jawnej, jednakże zastosowanego tam szyfrowania nie należy uważać za dostateczne zabezpieczenie.

Wysyłając wiadomość z dokumentem w załączniku użytkownik ma możliwość wpisania jej tematu (obowiązkowo) oraz treści. Ponieważ wiadomości wysyłane są w formacie HTML, użytkownik ma możliwość zaawansowanego formatowania ich treści. Podstawą tego jest domyślny rozmiar i krój czcionki wiadomości wybierany w ustawieniach programu i mający zastosowanie do każdej wiadomości. Użytkownik może jednak wpływać na to i wiele innych ustawień formatowania wyglądu wiadomości korzystając z edytora w oknie wysyłania. Formatowanie wyglądu odbywa się poprzez stosowanie znaczników podobnych do tych znanych z HTML oraz wielu forów dyskusyjnych w internecie. Można je wstawiać ręcznie lub w sposób zautomatyzowany przy pomocy pzycisków znajdujacych się poniżej okna edycji treści (metoda zalecana). Poniżej krótki opis znaczników wraz z ich odpowiednikami w HTML:

Wiadomość przed wysłaniem konwertowana jest na rzeczywisty HTML. Zaleca się korzystanie z podglądu sformatowanej treści, który pokazuje jak przypuszczalnie będzie wyglądała wiadomość otwarta w programie pocztowym lub pocztowym serwisie www (należy jednak liczyć się z różnicami zależnie od programu, serwisu czy innego użytego oprogramowania, jak przeglądarka internetowa).

Program umożliwia zapisywanie raz utworzonych szablonów wiadomości. Jest to możliwe z poziomu ustawień e-mail, wywoływanych z okna wysyłania wiadomości lub okna Ustawienia w menu głównym programu. Po kliknięciu przycisku Szablony... pojawi się wówczas okno umożliwiające dodawanie i usuwanie nowych szablonów, jak również wybranie szablony domyślnego dla wszystkich nowo tworzonych wiadomości:

Lista zapisanych i dostępnych szablonów widoczna jest następnie w oknie wysyłania wiadomości.

Domyślnie ustawienia programu, dostępne bezpośrednio po jego instalacji, zawierają przykład szablonu, który prezentuje wszystkie możliwości formatowania treści. Zaleca się użytkownikom, aby zapoznali się z nim w celu lepszego zrozumienia działania znaczników.