Proste Faktury JPK - Dokumentacja

Rozdział 6.4.
Księgowość »
JPK-FA

Zakres wsparcia w programie Proste Faktury

Program Proste Faktury zapewnia wsparcie dla JPK-FA w zakresie objętym funkcjonalnością programu. Szczegółowy zakres wsparcia dla JPK stanowi więc wypadkową pomiędzy zakresem funkcjonalności programu a maksymalną możliwą ilością informacji jakie mogą znaleźć się w JPK. Stąd, należy przyjąć, że Proste Faktury zapewniają wsparcie dla JPK-FA z następującymi wyłączeniami:

• samofakturowanie,
• faktury wystawiane przez komorników i organy egzekucyjne
• faktury wystawiane przez przedstawicieli podatkowych,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu,
• faktury wystawiane przez drugiego w kolejności podatnika w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej,
• procedury szczególne uregulowane w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług,
• faktury korygujące wystawiane w celu zbiorczego udzielenia rabatu za wskazany okres.

Brak możliwości wygenerowania w programie JPK-FA zawierającego w/w informacje wynika z faktu, że program nie posiada funkcjonalności pozwalających wystawiać faktury wymienionych rodzajów.

JPK-FA – sposób tworzenia w programie Proste Faktury

Wytworzenie JPK-FA z poziomu programu jest niezwykle proste. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

1. Na pasku narzędzi okna głównego należy rozwinąć menu związane z przyciskiem JPK lub wybrać odpowiednią opcję w menu Sprzedaż

2. W oknie jakie się pojawi wprowadzić wszystkie istotne parametry JPK, a w szczególności:
• okres dla jakiego ma zostać utworzony JPK (może być całkowicie dowolny); jako kryterium można wybrać datę wystawienia, sprzedaży lub rozliczenia VAT;
• rodzaje uwzględnionych faktur;
• walutę, w której wystawione są faktury;
• format struktury (wersja JPK-FA);
• właściwy dla podatnika urząd skarbowy;
• dane podatnika.

Następnie należy kliknąć przycisk Dalej.



Parametry obejmujące wskazanie urzędu skarbowego oraz dane podatnika muszą zostać podane tylko raz, gdyż zostaną automatycznie zapisane w ustawieniach programu w celu ponownego użycia w przyszłości.

3. Kolejne okno będzie zawierało listę dokumentów (faktur) mieszczących się w zadanych parametrach. Na tym etapie można do dalszego przetwarzania wybrać wszystkie (domyślnie) lub niektóre faktury z tejże listy, po czym należy kliknąć przycisk Dalej.


4. Program wygeneruje JPK-FA i wyświetli jego podgląd użytkownikowi. Jeśli zaprezentowany w ten sposób JPK-FA jest prawidłowy i zgodny z oczekiwaniami, należy kliknąć przycisk Zatwierdź.

5. Zatwierdzony JPK-FA zostanie zapisany pod nazwą wskazaną przez użytkownika.

JPK-FA w programie Proste Faktury – na co zwrócić szczególną uwagę?

Aby program mógł wygenerować prawidłowy JPK-FA, użytkownik musi dopilnować pewnych procedur, które niekoniecznie miały znaczenie w czasach sprzed wprowadzenia tego rozwiązania. Z punktu widzenia programu JPK-FA generowany jest na podstawie faktur VAT, kasowych, marża oraz korygujących – dlatego przy tworzeniu tych właśnie dokumentów należy zachować odpowiednią staranność. W szczególności:

• JPK-FA zawiera informację o tym czy faktura jest fakturą zaliczkową (częściową) lub końcową; dlatego wersje programu obsługujące JPK-FA pozwalają dla każdej faktury wskazać jej zakres – „cała należność”, „zaliczka” lub „rozliczenie końcowe”; należy tego pilnować, bo chociaż w codziennym użytkowaniu ma to znaczenie wyłącznie porządkowe (rzeczywiste wsparcie dla faktur częściowych i końcowych zawiera dopiero program DuoKomp Sprzedaż i Magazyn), to jednak jest niezbędne dla wytworzenia prawidłowego JPK-FA;
• począwszy od JPK-FA w wersji 3, zawiera on również określone informacje nt. zamówienia, do którego wystawiane są faktury zaliczkowe oraz nt. wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych w przypadku faktury końcowej; dlatego należy dla wszystkich faktur zaliczkowych i końcowych uzupełniać informacje w oknie Dane do faktur zaliczkowych i końcowych dostępnego z poziomu formularza edycji faktury VAT, kasowej, proforma i marża - nawet jeśli odpowiedni opis umieszczono np. w komentarzu do faktury, gdyż tak wprowadzonych ręcznie uwag program nie jest w stanie przetworzyć na potrzeby JPK-FA; więcej na ten temat w rozdziale Faktury zaliczkowe i końcowe;
• jeśli faktura stwierdza sprzedaż z odwrotnym obciążeniem (reverse charge) lub obowiązkiem zastosowania mechanizmu podzielonej płatności (MPP / split payment), należy wybrać odpowiednią opcję w zaawansowanych ustawieniach faktury;
• jeśli faktura stwierdza sprzedaż zwolnioną z podatku, również należy wybrać odpowiednią opcję w zaawansowanych ustawieniach faktury; co więcej, należy koniecznie wskazać rodzaj podstawy zwolnienia (ustawa, dyrektywa 2006/112/WE lub inna) jak również konkretny przepis odpowiedniego aktu – stosowne pola znajdują się w oknie zaawansowanych ustawień; ma to wpływ m.in. na tworzenie JPK-FA, który zawiera te informacje i dlatego nie można już teraz uzupełniać takich informacji jedynie w dodatkowych uwagach do faktury;
• istotniejsze znaczenie aniżeli w czasie przed wdrożeniem JPK-FA ma znajdujące się w oknie zaawansowanych ustawień faktury pole pozwalające wybrać czy transakcja objęta fakturą to transakcja lokalna (krajowa), wewnątrzwspólnotowa czy też jest to eksport; jako transakcję wewnątrzwspólnotową należy rozumieć przypadki określone w art. 97 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług; użytkownik ma obowiązek samodzielnie sprawdzić lub zasięgnąć porady profesjonalnego biura rachunkowego, doradcy podatkowego lub innego podmiotu świadczącego usługi w zakresie doradztwa podatkowego, jakie są to przypadki oraz czy mają one zastosowanie w odniesieniu do niego; w największym skrócie można jednak powiedzieć, że w zakresie objętym funkcjonalnością programu przypadkami objętymi art. 97 ust. 10 są wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz takie świadczenie usług, w którym podmiotem zobowiązanym do rozliczenia podatku jest nie wystawca faktury, lecz podatnik VAT w innym kraju członkowskim; z tak rozumianymi transakcjami wewnątrzwspólnotowymi łączy się domyślna stawka VAT; z predefiniowanej listy można wybrać dwie: 0% dla WDT oraz n.p. („nie podlega”) dla świadczenia usług nie podlegającego opodatkowaniu w Polsce, lecz po stronie podmiotu w innym kraju członkowskim; eksport należy natomiast rozumieć dosłownie: jako dostawę towarów poza terytorium Unii Europejskiej;
• jakkolwiek wprowadzanie w fakturach VAT marża informacji o stosowanej procedurze marży nie jest żadną nowością i jest obecne w programie od lat, to należy pamiętać, że informacja ta za szczegółami trafia teraz również do JPK-FA;
• poczynając od JPK-FA w wersji 3 dla każdej faktury z osobna określana jest jej waluta, ale też wymagane jest, aby kwota podatku zawsze podana była w złotych (PLN); z tego względu wszystkie faktury wystawione w walucie innej niż złotówki powinny być na złotówki co najmniej na złotówki przeliczone; służą do tego odpowiednie opcje w oknie zaawansowanych ustawień faktury i bliżej opisane jest w rozdziale Faktury i rachunki walutowe; w sytuacji jeżeli przeliczenie ma zostać dokonane tylko na potrzeby JPK-FA, ale nie ma być widoczne na dokumencie, nie należy zaznaczać opcji Przeliczenia widoczne na wydruku;
• dla ułatwienia sobie pracy warto pamiętać, że dla większości w/w opisanych parametrów istnieje możliwość wprowadzenia domyślnych ustawień dla nowo tworzonych dokumentów;
• jeżeli użytkownik nie uzupełni wszystkich obowiązkowych pól danych faktury, program zazwyczaj ostrzeże o tej okoliczności, ale pozwoli przynajmniej zapisać (jeśli nie wydrukować) niekompletny dokument; przed erą JPK można było w zasadzie przejść nad tym do porządku dziennego, ale teraz należy pamiętać, że pozostawienie w bazie danych niekompletnych dokumentów może skutkować niemożliwością wygenerowania poprawnego JPK do chwili uzupełnienia braków; może to również prowadzić do nieco zdradliwej i trudnej do wykrycia na pierwszy rzut oka sytuacji, gdy co prawda dane pole nie musi być wypełnione z czysto technicznego punktu widzenia szablonu JPK, ale w świetle przepisów prawa powinno mieć niepustą wartość.

JPK-FA w programie Proste Faktury – raportowanie problemów

Jednolity Plik Kontrolny jest zbudowany wg określonego schematu, który powinien być ściśle przestrzegany. Schemat ten obejmuje zarówno samą w sobie strukturę dokumentu XML, jak i szablony wprowadzanych do niego wartości (np. danych podatnika i kontrahentów, kwot, itd.). Program Proste Faktury zapewnia zgodność ze strukturą, ale w zakresie umieszczanych w niej wartości jest w dużej mierze uzależniony od tego co zostało wprowadzone przez użytkowników programu. Dlatego jeśli np. NIP podatnika lub kontrahenta nie spełnia wymogów wzorca (m.in. długość), to wygenerowany JPK nie będzie ściśle rzecz biorąc poprawny. Jeżeli wystąpią tego rodzaju problemy, pojawi się wówczas okno jak na zrzucie ekranu nr 6. Widocznej tam listy problemów nie należy ignorować, gdyż ich wystąpienie stwarza duże prawdopodobieństwo, że JPK nie będzie mógł być przetworzony przez inne odpowiednie do tego oprogramowanie.