Proste Faktury JPK - Dokumentacja

Rozdział 5.3.
Płatności i windykacja »
DOKUMENTY WINDYKACYJNE

Program umożliwia tworzenie 3 rodzajów dokumentów związanych z windykacją należności:

• przypomnień o upływie terminu płatności,
• wezwań do zapłaty,
• not odsetkowych.

Dostępne są 3 sposoby utworzenia nowego dokumentu tego rodzaju:

• Wybranie odpowiedniej opcji w menu głównym lub pasku narzędzi okna głównego programu (zrzut nr 1),
• Kliknięcie odpowiedniego przycisku w oknach zawierających listy wystawionych dokumentów windykacyjnych (zrzut nr 2),
• Sklonowanie istniejącego dokumentu wybranego na odpowiedniej liście wystawionych dokumentów (zrzut nr 3).

Dokumenty windykacyjne są luźno powiązane z bazą wystawionych faktur i rachunków. Ponieważ w typowym wypadku są one tworzone na podstawie wcześnej wystawionych dokumentów sprzedaży, program ułatwia użytkownikowi skorzystanie z takiej ścieżki postępowania (o czym poniżej). Nie mniej jednak możliwe jest tworzenie dokumentów windykacyjnych również bez związku z wcześniej wystawionymi fakturami i rachunkami.

Do tworzenia i edycji dokumentów windykacyjnych służą 2 formularze: jeden wspólny dla przypomnień i wezwań do zapłaty oraz odrębny dla not odsetkowych. Są one jednak bardzo podobne do siebie i działają na analogicznych zasadach. W ogólnym zarysie wykazują one również istotne podobieństwa do formularzy faktur i rachunków.

Kluczowymi elementami formularza są te służące do wyboru adresata dokumentu oraz jego pozycji opisujących windykowane tytuły płatności. Najprostrzy sposób wypełnienia treścią nowego dokumentu windykacyjnego jest następujący:

• Kliknąć przycisk Słownik... znajdujący się pod listą pozycji dokumentu windykacyjnego. Spowoduje to wyświetlenie okna wyboru zawierającego wystawione faktury i rachunki z podziałem na okresy miesięczne lub kwartalne, z możliwością zaznaczenia, że widoczne mają być jedynie dokumenty sprzedaży nieopłacone w całości lub opłacone po terminie (odpowiednio dla przypomnień/wezwań i not odsetkowych). Możliwe jest również przefiltrowanie listy wg nazwy kontrahenta i/lub waluty (zrzut nr 4).
• Wybrać jedną lub więcej faktur lub rachunków, które mają być windykowane i kliknąć przycisk Wybierz. Spowoduje to:
  • Wstawienie zaznaczonych faktur i rachunków do dokumentu windykacyjnego jako windykowane tytuły płatności.
  • Wystawca zaznaczonych faktur i rachunków zostanie automatycznie wpisany jako adresat dokumentu windykacyjnego.
  • Waluta zaznaczonych faktur i rachunków zostanie automatycznie ustawiona jako waluta dokumentu windykacyjnego.

Alternatywnie, windykowane tytułu płatności można wpisać ręcznie posiłkując się przyciskiem Dodaj. Z kolei adresat może zostać wpisany ręcznie lub wybrany ze słownika kontrahentów po wciśnięciu odpowiedniegoi przycisku znajdującego się obok pól z jego nazwą i NIP-em.

Program automatycznie wylicza opóźnienia w płatnościach będące podstawą wystawienia dokumentu windykacyjnego. W przypadku przypomnień i wezwań do zapłaty jest to liczona w dniach różnica pomiędzy terminem płatności wynikającym z dokumentu sprzedaży, a datą wystawienia dokumentu windykacyjnego. W przypadku not odsetkowych jest to z kolei ilość dni jako upłynęła od upływu terminu płatności wynikającego z dokumentu sprzedaży a datą faktycznego rozliczenia. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w pewnych sytuacjach program może nie być w stanie pobrać odpowiednich danych o płatności z dokumentu sprzedaży, gdyż może on takiej informacji nie zawierać. W szczególności uzyskanie takich danych jest zwykle uzależnione od włączenia dla danego dokumentu sprzedaży przechowywania informacji o dokonanych wpłatach (o czym w odrębnym rozdziale) jak również od zapisania w nim informacji o formalnym terminie płatności. W przeciwnym razie takie informacje jak termin płatności i data wpłaty muszą zostać wpisane ręcznie.

Program wylicza automatycznie również kwotę odsetek, która widnieje na wezwaniu do zapłaty oraz na nocie odsetkowej. W oknie, które pojawi się po kliknięciu przycisku Zaawansowane... można dodatkowo wybrać czy zastosowana stawka odsetek ma być stała dla całego dokumentu, czy też powinna dać się edytować dla każdego poszczególnego tytułu płatności (zrzut nr 5).

Ponieważ w przeciwieńtwie do faktur i rachunków brak jest ściśle określonego prawem zworca dokumentów windykacyjnych i każdy użytkownik może mieć inne wymagania odnośnie ich treści, program ułatwia dokonanie odpowiednich dostosowań. Są one możliwe przy pomocy opisanego w odrębnym rozdziale Projektanta dokumentów, który w przypadku dokumentów windykacyjnych daje większe możliwości dostosowań aniżeli w przypadku faktur i rachunków. W szczególności możliwe jest wyedytowanie tekstu wprowadzającego i podsumowującego dokument, gdyż w tym zakresie zaobserwować można duże zróżnicowanie w zależności od sytuacji i wystawcy dokumentu. Standardowe ustawienia tych treści są więc tylko propozycją, którą można dowolnie przekształcić. Możliwe jest także wstawienie do dokumentu dodatkowej grafiki, która może służyć np. w roli „pieczęci windykacyjnej”.