Oprogramowanie w firmie: potrzeby i otoczenie
Tworząc nasze oprogramowanie dla firm staramy się, aby było ono możliwie funkcjonalne, elastyczne i dopasowane do potrzeb użytkowników. Jednak oparcie go na potrzebach i doświadczeniach wielu tysięcy użytkowników stanowi zarówno o jego sile, co też nastręcza pewnych trudności. Z założenia muszą to bowiem być programy odpowiednie dla bardzo wielu zróżnicowanych odbiorców. Tymczasem każda firma czy instytucja ma swoją indywidualną specyfikę, potencjalnie trudną do objęcia uniwersalną funkcjonalnością programu „dla wszystkich”. Co więcej, zazwyczaj wykorzystuje równolegle większą ilość rozwiązań programistycznych pochodzących od różnych producentów.
Dlatego tak ważne są m.in. te narzędzia, które umożliwiają elastyczne dostosowanie zakresu i sposobu prezentacji danych oraz ich wymianę pomiędzy różnymi aplikacjami i systemami. Często jest np. tak, że mamy zapisane w takim czy innym programie faktury sprzedażowe lub podróże służbowe, ale potrzebujemy przenieść je do arkusza kalkulacyjnego w celu bardziej zaawansowanej analizy, albo chcielibyśmy przekazać je biuru rachunkowemu lub wprost wprowadzić do jakiegoś systemu księgowego.
Wbudowane rozwiązania podstawowe
W naszym oprogramowaniu pierwszą odpowiedzią na problem integracji jest narzędzie wymiany danych przez CSV. Umożliwia ono eksport niemal wszystkich danych z programów Sprzedaż i Magazyn, Proste Faktury, Delegacje i Księga Podatkowa – np. do arkuszy kalkulacyjnych czy systemów bazodanowych. Pozwala również na ograniczony import. Bardzo przydatne są także dostępne na różnych listach dokumentów i innych obiektów, a służące głównie do alternatywnej prezentacji danych funkcje wydruku oraz zapisu do CSV, PDF, HTML czy XML-owych arkuszy Excela. Choć ograniczone wyłącznie do informacji widocznych w wybranym raporcie, są zawsze pod ręką i pozwalają np. wybierać z niego konkretne kolumny czy wiersze.
Wymiana zasobów przez CSV może być niewątpliwie bardzo użyteczna, gdy zachodzi potrzeba korzystania z tych samych danych w różnych aplikacjach. Wciąż jednak jest ogólnym i dość ograniczonym rozwiązaniem „dla wszystkich”, przez co może nie uwzględniać specyfiki działalności wielu firm i instytucji. Wymaga też podstawowego obeznania użytkowników z tym jak działa CSV, a nie dla każdego jest to znajome pojęcie. Ponadto nie zapewnia pełnej automatyzacji czynności. Wyobraźmy sobie bowiem, że np. już udało nam się przenieść dane o sprzedaży lub podróżach służbowych do arkusza kalkulacyjnego – jeśli jednak ma on przyjąć określoną formę wizualną lub zawierać bardziej zaawansowane formuły czy wykresy, i tak musimy to wszystko przygotować ręcznie. Z kolei zewnętrzny system bazodanowy lub księgowy może wymagać innego formatu danych niż CSV, albo może zajść potrzeba zaawansowanego importu danych z zewnątrz do naszego oprogramowania.
Zindywidualizowane rozwiązania zaawansowane
Dlatego poszliśmy o krok dalej i oferujemy rozwiązania pozwalające na znacznie głębszą i nawet w pełni automatyczną, a przede wszystkim w 100% zindywidualizowaną, integrację naszego oprogramowania z otoczeniem. Dla każdego z wymienionych programów istnieje biblioteka (DLL), która pozwala połączyć się z bazą danych każdego z nich i zarówno pobrać jak i zapisać dowolne zrozumiałe dla tego programu dane. Daje to przede wszystkim następujące możliwości:
- zautomatyzowanie wystawiania dokumentów (np. faktur) lub wprowadzania innych danych ze źródeł zewnętrznych (np. z systemów e-commerce i aukcyjnych); odpowiednio napisane rozszerzenie może dokonywać „hurtowego” generowania nawet bardzo dużej ilości dokumentów i innych obiektów z absolutnie minimalnym lub nawet żadnym udziałem człowieka;
- w drugą stronę, niestandardowe formy prezentacji danych pochodzących z naszego oprogramowania – np. generowanie wykresów, dowolnie zindywidualizowanych wydruków, zapis do arkuszy kalkulacyjnych wg indywidualnego szablonu czy generowanie dowolnych plików czytelnych dla innych systemów.
Zalety rozwiązań zindywidualizowanych
Wszystko to daje niemal nieograniczone możliwości wymiany i prezentacji danych w zakresie w jakim są rozpoznawane przez nasze aplikacje. Skorzystało już z tego liczne grono użytkowników i zawsze owocowało to dużym usprawnieniem pracy – w szczególności eliminując konieczność ręcznego wykonywania wielu czynności, które często zajmują teraz tylko sekundy lub minuty. Z możliwości tych można skorzystać na co najmniej 2 sposoby:
- jeśli Państwa firma współpracuje z informatykami o przynajmniej podstawowych umiejętnościach programistycznych, jest prawdopodobne, że będą oni w stanie napisać odpowiednie rozszerzenie korzystając z naszych bibliotek;
- w przeciwnym razie oferujemy atrakcyjną cenowo usługę stworzenia odpowiedniego rozszerzenia, które pozwoli na automatyzację wymiany danych lub rozszerzy funkcjonalność naszego oprogramowania.
Opisane możliwości nie są powszechnym standardem w oprogramowaniu przeznaczonym dla głównie niewielkich firm – a to jest największa grupa docelowa dla naszych aplikacji. W takiej lub innej postaci występują zwykle w zaawansowanych rozwiązaniach dla dużych przedsiębiorstw, zaś ich praktyczne wdrożenie wymaga zwykle nie tylko specjalistycznej wiedzy, ale jest też często bardzo drogie. Dlatego zachęcamy wszystkich użytkowników naszego oprogramowania do skorzystania z okazji i przeanalizowania jak ewentualna automatyzacja wymiany danych z innymi rozwiązaniami, albo rozszerzenie możliwości prezentacji danych pochodzących z naszych programów, mogłoby usprawnić pracę firmy.
Co bardzo ważne, zrealizowane w ten sposób integracje są dla użytkowników bezpieczne na przyszłość. Co pewien czas pojawiają się bowiem nowe wersje oprogramowania, co praktycznie zawsze wiąże się z jakąś zmianą formatu bazy danych. W takich wypadkach bardzo łatwo jednak przywrócić kompatybilność rozszerzeń z nową wersją – zależnie od zastosowanej techniki rozszerzenia wystarczająca może być nawet podmiana jednego pliku. Często nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami, bądź są one niewielkie.
Istnieje również alternatywna formuła tego rodzaju, że na indywidualne zlecenie użytkowników dokonujemy wskazanych zmian bezpośrednio w istniejących już aplikacjach – modyfikując istniejące lub dodając nowe funkcjonalności. Nie jest to tak korzystne kosztowo i wyklucza prostą aktualizację oprogramowania w przyszłości, nie mniej jednak na przestrzeni lat i z takiej opcji skorzystała już znacząca grupa użytkowników.
Każde zapytanie o możliwość dokonania integracji lub dostosowania, albo udostępnienia niezbędnych do nich materiałów, rozpatrujemy indywidualnie. Nasi specjaliści udzielą wyczerpujących informacji, rozpoznają potrzeby oraz zaproponują konkretne, dopasowane do danej firmy lub instytucji rozwiązanie – wszystkich zainteresowanych zapraszamy do kontaktu w dowolnej dogodnej formie.